Periodo delle iscrizioni
Quando si aprono le iscrizioni, tutte le chiamate degli aspiranti entrano in coda e si distribuiscono tra il team delle ammissioni.
Per il tuo settoreScuole e università
Numero virtuale per scuole e università: servi genitori e aspiranti in alta stagione
Una linea che cresce nel periodo di iscrizioni e immatricolazioni, distribuisce le chiamate tra ammissioni, amministrazione e segreteria didattica, e avvisa tutta la comunità con un unico invio.
Ti spiegoPeriodo delle iscrizioni senza linee occupate né genitori in attesa.
Spiegato in modo semplice
Perché un numero virtuale per scuole e università?
Una scuola o un'università vive con picchi molto marcati. Nel periodo di iscrizioni, immatricolazioni o consegna delle pagelle, il telefono non regge: genitori che chiedono dei posti, candidati che vogliono sapere le date dell'esame di ammissione, tutori con dubbi sulla retta. Il resto dell'anno la linea è più tranquilla, ma quando arriva il picco, ogni chiamata persa può essere uno studente che si iscrive in un altro istituto.
Con un numero virtuale di 19 80 TIC Cloud il tuo istituto ha un cellulare +57 3xx o un fisso della tua città che riceve molte chiamate contemporaneamente, da poche fino a centinaia, e puoi aumentare la capacità per l'alta stagione. Un menu vocale porta ogni persona ad ammissioni, rette, segreteria didattica, servizi agli studenti o trasporto scolastico, e in ogni area ci sono interni con orari propri, anche per docenti e coordinatori che lavorano da casa.
Anche la comunicazione con la comunità si semplifica. Con SMS massivi o chiamate con audio avvisi di un cambio d'orario, di una giornata senza lezioni o della scadenza di un pagamento, e i genitori possono confermare di aver ricevuto il messaggio con un tasto. Su WhatsApp, l'ufficio ammissioni risponde ai dubbi degli aspiranti con brochure e date, e un agente di intelligenza artificiale risponde alle domande frequenti a qualsiasi ora, anche una domenica sera.
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Casi d'uso
Cosa risolvi per scuole e università
Menu per ufficio
Genitori, studenti e fornitori scelgono tra ammissioni, rette, segreteria didattica o trasporto e arrivano all'area giusta.
Avvisi a tutta la comunità
Un SMS o audio informa tutti i genitori che domani non ci sono lezioni per una giornata pedagogica, e resta traccia di chi l'ha ricevuto.
Promemoria rette e iscrizioni
Un messaggio cortese ricorda la scadenza del pagamento e offre un'opzione per parlare con l'ufficio crediti.
Domande frequenti degli aspiranti
Un agente IA risponde di notte su date di iscrizione, requisiti e corsi, e fissa una visita al campus o una chiamata con un consulente.
Un giorno normale
La prima settimana di iscrizioni in una scuola privata
Per esempio, è la prima settimana di iscrizioni e la scuola invia a tutti i genitori un SMS con le date per classe. Il giorno dopo, tra le 7:00 e le 9:00, entrano più di cento chiamate. Il menu separa chi ha dubbi sui pagamenti, che va all'ufficio rette, da chi chiede dei documenti, che va in segreteria. Le domande più ripetute, come l'elenco del materiale scolastico o l'orario di ricevimento, le gestisce l'agente IA. La preside controlla la dashboard a mezzogiorno e vede che l'attesa media è stata breve.
Cosa useresti
Gli strumenti che ti servono
PBX e call centerDistribuisce le chiamate per ufficio, assegna interni a docenti e dirigenti e mostra i report delle chiamate perse in alta stagione.SMS e audioInvia avvisi massivi a genitori e studenti, con conferma di ricezione da tastiera e nel rispetto della Ley 2300 de 2023.WhatsApp e chatPermette all'ufficio ammissioni di gestire centinaia di aspiranti su WhatsApp e Instagram da un'unica casella.Intelligenza artificialeRisponde 24 ore su 24 alle domande frequenti su iscrizioni e immatricolazioni e passa a un consulente quando il candidato lo richiede.CRM ed ERP QTbrainQTbrain conserva lo storico di ogni candidato e delle sue chiamate perché l'ufficio ammissioni lo segua fino all'iscrizione.
Chi decide
Cosa guadagna ogni persona del team
Rettore o direttore amministrativo
Protegge le iscrizioni in alta stagione e trasmette ai genitori un'immagine organizzata fin dalla prima chiamata.
Responsabile ammissioni o marketing
Non perde aspiranti per chiamate senza risposta e segue ogni interessato fino all'iscrizione.
Coordinatore IT
Gestisci gli interni di docenti e sedi in cloud e aumenta la capacità solo quando la stagione lo richiede.
Risolviamo i tuoi dubbi
Domande frequenti: scuole e università
Posso aumentare la capacità solo nel periodo delle iscrizioni?
Sì. Il numero di chiamate simultanee si può regolare in base al periodo, per avere più capacità durante iscrizioni e immatricolazioni senza pagare lo stesso tutto l'anno.
I docenti possono avere un interno anche se lavorano da casa?
Sì. Ogni docente o coordinatore può avere il suo interno in un'app sul cellulare o sul computer, e i genitori chiamano il numero della scuola senza conoscere il cellulare personale dell'insegnante.
Come invio un avviso a tutti i genitori contemporaneamente?
Con SMS massivi o chiamate con audio carichi l'elenco dei genitori e invii il messaggio in pochi minuti. Il report mostra chi lo ha ricevuto e chi ha confermato con un tasto.
Serve per un'università con più facoltà e sedi?
Sì. Puoi avere un numero principale con menu per facoltà o sede, e numeri dedicati per aree come ammissioni o post-laurea, tutto sulla stessa piattaforma.
Cosa succede con i dati degli studenti minorenni?
I dati si gestiscono tenendo conto della Ley 1581 de 2012, che protegge in particolare bambini e adolescenti. L'istituto definisce chi accede a registrazioni ed elenchi di contatti.
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