Temporada de inscripciones
Cuando abren las inscripciones, todas las llamadas de aspirantes entran en fila y se reparten entre el equipo de admisiones.
Para su sectorColegios y universidades
Número virtual para colegios y universidades: atiende a padres y aspirantes en temporada alta
Una línea que crece en época de inscripciones y matrículas, reparte las llamadas entre admisiones, cartera y secretaría académica, y avisa a toda la comunidad con un solo envío.
Le explicoTemporada de matrículas sin líneas ocupadas ni padres esperando.
Explicado fácil
¿Por qué un número virtual para colegios y universidades?
Un colegio o una universidad vive con picos muy marcados. En temporada de inscripciones, matrículas o entrega de boletines, el teléfono no da abasto: padres preguntando por cupos, aspirantes que quieren saber fechas del examen de admisión, acudientes con dudas sobre la pensión. El resto del año la línea es más tranquila, pero cuando llega el pico, cada llamada perdida puede ser un estudiante que se matricula en otra institución.
Con un número virtual de 19 80 TIC Cloud su institución tiene un celular +57 3xx o un fijo de su ciudad que recibe muchas llamadas a la vez, desde unas pocas hasta cientos, y puede ampliar la capacidad para la temporada alta. Un menú de voz lleva a cada persona a admisiones, cartera, secretaría académica, bienestar o transporte escolar, y en cada área hay extensiones con horarios propios, incluso para docentes y coordinadores que trabajan desde casa.
La comunicación con la comunidad también se simplifica. Con SMS masivos o llamadas con audio avisa de un cambio de horario, de una jornada sin clases o del vencimiento de un pago, y los padres pueden confirmar que recibieron el mensaje con una tecla. Por WhatsApp, admisiones responde dudas de aspirantes con folletos y fechas, y un agente de inteligencia artificial contesta las preguntas frecuentes a cualquier hora, incluso un domingo en la noche.
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Casos de uso
Lo que resuelve en colegios y universidades
Menú por dependencia
Padres, estudiantes y proveedores eligen entre admisiones, cartera, secretaría académica o transporte y llegan al área correcta.
Avisos a toda la comunidad
Un SMS o audio informa a todos los acudientes que mañana no hay clases por una jornada pedagógica, y queda registro de quién lo recibió.
Recordatorio de pensiones y matrícula
Un mensaje amable recuerda el vencimiento del pago y ofrece una opción para hablar con cartera.
Preguntas frecuentes de aspirantes
Un agente de IA responde de noche sobre fechas de inscripción, requisitos y programas, y agenda una visita al campus o una llamada con un asesor.
Un día normal
La primera semana de matrículas en un colegio privado
Por ejemplo, es la primera semana de matrículas y el colegio envía a todos los acudientes un SMS con las fechas por grado. Al día siguiente, entre las 7:00 y las 9:00 a. m., entran más de cien llamadas. El menú separa a quienes tienen dudas de pago, que van a cartera, de quienes preguntan por documentos, que van a secretaría. Las preguntas más repetidas, como la lista de útiles o el horario de atención, las responde el agente de IA. La rectora revisa al mediodía el tablero y ve que la espera promedio fue corta.
Lo que usaría
Las herramientas que le sirven
PBX y call centerReparte las llamadas por dependencia, da extensiones a docentes y directivos y muestra reportes de llamadas perdidas en temporada alta.SMS y audiosEnvía avisos masivos a padres y estudiantes, con confirmación de recibido por tecla y respetando la Ley 2300 de 2023.WhatsApp y chatPermite que admisiones atienda a cientos de aspirantes por WhatsApp e Instagram desde una sola bandeja.Inteligencia artificialResponde preguntas frecuentes de inscripciones y matrículas las 24 horas y pasa a un asesor cuando el aspirante lo pide.CRM y ERP QTbrainQTbrain guarda el historial de cada aspirante y sus llamadas para que admisiones haga seguimiento hasta la matrícula.
Quién decide
Lo que gana cada persona del equipo
Rector o director administrativo
Protege las inscripciones en temporada alta y transmite una imagen organizada a los padres desde la primera llamada.
Jefe de admisiones o mercadeo
No pierde aspirantes por llamadas sin contestar y hace seguimiento a cada interesado hasta que se matricula.
Coordinador de sistemas
Administra extensiones de docentes y sedes en la nube y amplía la capacidad solo cuando la temporada lo exige.
Resolvemos sus dudas
Preguntas frecuentes: colegios y universidades
¿Puedo aumentar la capacidad solo en temporada de matrículas?
Sí. La cantidad de llamadas simultáneas se puede ajustar según la época, para tener más capacidad en inscripciones y matrículas sin pagar lo mismo todo el año.
¿Los docentes pueden tener extensión aunque trabajen desde casa?
Sí. Cada docente o coordinador puede tener su extensión en una aplicación del celular o el computador, y los padres llaman al número del colegio sin conocer el celular personal del profesor.
¿Cómo envío un aviso a todos los padres al mismo tiempo?
Con SMS masivos o llamadas con audio carga la lista de acudientes y envía el mensaje en minutos. El reporte muestra quién lo recibió y quién confirmó con una tecla.
¿Sirve para una universidad con varias facultades y sedes?
Sí. Puede tener un número principal con menú por facultad o sede, y números propios para áreas como admisiones o posgrados, todo en la misma plataforma.
¿Qué pasa con los datos de estudiantes menores de edad?
Los datos se manejan pensando en la Ley 1581 de 2012, que protege especialmente a niños y adolescentes. La institución define quién accede a grabaciones y listas de contacto.
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