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Número virtual para escolas e universidades: atenda pais e candidatos na alta temporada

Uma linha que cresce na época de inscrições e matrículas, distribui as ligações entre admissões, financeiro e secretaria acadêmica, e avisa toda a comunidade com um único envio.

Pedir proposta Escrever pelo WhatsApp

Eu explicoTemporada de matrículas sem linhas ocupadas nem pais esperando.

Explicado de forma simples

Por que um número virtual para escolas e universidades?

Uma escola ou universidade vive com picos muito marcados. Na temporada de inscrições, matrículas ou entrega de boletins, o telefone não dá conta: pais perguntando por vagas, candidatos que querem saber as datas do vestibular, responsáveis com dúvidas sobre a mensalidade. No resto do ano a linha fica mais tranquila, mas quando chega o pico, cada ligação perdida pode ser um aluno que se matricula em outra instituição.

Com um número virtual da 19 80 TIC Cloud, sua instituição tem um celular +57 3xx ou um fixo da sua cidade que recebe muitas chamadas ao mesmo tempo, de poucas a centenas, e você pode ampliar a capacidade para a alta temporada. Um menu de voz leva cada pessoa a admissões, financeiro, secretaria acadêmica, bem-estar ou transporte escolar, e em cada área há ramais com horários próprios, inclusive para professores e coordenadores que trabalham de casa.

A comunicação com a comunidade também fica mais simples. Com SMS em massa ou chamadas com áudio você avisa sobre uma mudança de horário, um dia sem aulas ou o vencimento de um pagamento, e os pais podem confirmar que receberam a mensagem com uma tecla. Pelo WhatsApp, a equipe de admissões tira dúvidas de candidatos com folhetos e datas, e um agente de inteligência artificial responde às perguntas frequentes a qualquer hora, até num domingo à noite.

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Casos de uso

O que você resolve em escolas e universidades

Temporada de inscrições

Quando as inscrições abrem, todas as chamadas de candidatos entram na fila e são distribuídas entre a equipe de admissões.

Menu por departamento

Pais, alunos e fornecedores escolhem entre admissões, financeiro, secretaria acadêmica ou transporte e chegam à área certa.

Avisos para toda a comunidade

Um SMS ou áudio informa a todos os responsáveis que amanhã não haverá aula por causa de uma jornada pedagógica, e fica o registro de quem recebeu.

Lembrete de mensalidades e matrícula

Uma mensagem cordial lembra o vencimento do pagamento e oferece uma opção para falar com a cobrança.

Perguntas frequentes de candidatos

Um agente de IA responde à noite sobre datas de inscrição, requisitos e cursos, e agenda uma visita ao campus ou uma ligação com um atendente.

Um dia normal

A primeira semana de matrículas em uma escola particular

Por exemplo, é a primeira semana de matrículas e a escola envia a todos os responsáveis um SMS com as datas por série. No dia seguinte, entre 7h e 9h, entram mais de cem chamadas. O menu separa quem tem dúvidas de pagamento, que vai para o financeiro, de quem pergunta por documentos, que vai para a secretaria. As perguntas mais repetidas, como a lista de material ou o horário de atendimento, são respondidas pelo agente de IA. Ao meio-dia, a diretora revisa o painel e vê que a espera média foi curta.

O que você usaria

As ferramentas que servem para você

PBX e call centerDistribui as ligações por setor, dá ramais a professores e diretores e mostra relatórios de ligações perdidas na alta temporada.SMS e áudiosEnvie avisos em massa a pais e alunos, com confirmação de recebimento por tecla e respeitando a Ley 2300 de 2023.WhatsApp e chatPermite que a equipe de admissões atenda centenas de candidatos pelo WhatsApp e Instagram em uma só caixa.Inteligência artificialResponde às perguntas frequentes sobre inscrições e matrículas 24 horas por dia e passa para um atendente quando o candidato pede.CRM e ERP QTbrainO QTbrain salva o histórico de cada candidato e suas ligações para que a equipe de admissões faça o acompanhamento até a matrícula.

Quem decide

O que cada pessoa da equipe ganha

Reitor ou diretor administrativo

Proteja as matrículas na alta temporada e transmita uma imagem organizada aos pais desde a primeira ligação.

Gerente de admissões ou marketing

Não perde candidatos por chamadas não atendidas e acompanha cada interessado até a matrícula.

Coordenador de TI

Gerencie ramais de professores e unidades na nuvem e aumente a capacidade só quando a temporada exigir.

Tiramos suas dúvidas

Perguntas frequentes: escolas e universidades

Posso aumentar a capacidade só na temporada de matrículas?

Sim. A quantidade de ligações simultâneas pode ser ajustada conforme a época, para ter mais capacidade em inscrições e matrículas sem pagar o mesmo o ano todo.

Os professores podem ter ramal mesmo trabalhando de casa?

Sim. Cada professor ou coordenador pode ter seu ramal em um aplicativo no celular ou no computador, e os pais ligam para o número da escola sem conhecer o celular pessoal do professor.

Como envio um aviso a todos os pais ao mesmo tempo?

Com SMS em massa ou chamadas com áudio, você carrega a lista de responsáveis e envia a mensagem em minutos. O relatório mostra quem recebeu e quem confirmou com uma tecla.

Serve para uma universidade com várias faculdades e campi?

Sim. Você pode ter um número principal com menu por faculdade ou campus, e números próprios para áreas como admissões ou pós-graduação, tudo na mesma plataforma.

O que acontece com os dados de alunos menores de idade?

Os dados são tratados de acordo com a Ley 1581 de 2012, que protege especialmente crianças e adolescentes. A instituição define quem acessa gravações e listas de contato.

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