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Numéro virtuel pour écoles et universités : répondez aux parents et aux candidats en haute saison

Une ligne qui s’agrandit en période d’inscriptions, répartit les appels entre admissions, recouvrement et secrétariat académique, et informe toute la communauté en un seul envoi.

Demander une proposition Écrire sur WhatsApp

Je vous expliqueUne rentrée sans lignes occupées ni parents qui attendent.

Expliqué simplement

Pourquoi un numéro virtuel pour les écoles et les universités ?

Une école ou une université connaît des pics très marqués. En période d’inscriptions ou de remise des bulletins, le téléphone est débordé : parents qui demandent des places, candidats qui veulent connaître les dates de l’examen d’admission, responsables légaux qui ont des questions sur les frais de scolarité. Le reste de l’année, la ligne est plus calme, mais quand arrive le pic, chaque appel perdu peut être un élève qui s’inscrit ailleurs.

Avec un numéro virtuel de 19 80 TIC Cloud, votre établissement dispose d’un mobile +57 3xx ou d’un fixe de votre ville qui reçoit de nombreux appels simultanés, de quelques-uns à plusieurs centaines, et vous pouvez augmenter la capacité en haute saison. Un menu vocal oriente chacun vers les admissions, la comptabilité, le secrétariat pédagogique, la vie étudiante ou le transport scolaire, et chaque service a des extensions avec ses propres horaires, y compris pour les enseignants et coordinateurs en télétravail.

La communication avec la communauté éducative se simplifie aussi. Par SMS en masse ou appels avec message enregistré, vous annoncez un changement d’horaire, une journée sans cours ou l’échéance d’un paiement, et les parents peuvent confirmer la réception d’une touche. Sur WhatsApp, les admissions répondent aux questions des candidats avec brochures et dates, et un agent d’intelligence artificielle répond aux questions fréquentes à toute heure, même un dimanche soir.

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Cas d’usage

Ce que vous résolvez : écoles et universités

Période des inscriptions

À l’ouverture des inscriptions, tous les appels des candidats entrent en file d’attente et sont répartis entre l’équipe des admissions.

Menu par service

Parents, élèves et fournisseurs choisissent entre admissions, comptabilité, secrétariat pédagogique ou transport et arrivent au bon service.

Avis à toute la communauté

Un SMS ou un message vocal informe tous les parents qu’il n’y a pas cours demain en raison d’une journée pédagogique, et une trace reste de qui l’a reçu.

Rappel de frais de scolarité et d’inscription

Un message aimable rappelle l’échéance du paiement et propose une option pour parler au service recouvrement.

Questions fréquentes des candidats

Un agent IA répond la nuit sur les dates d’inscription, les conditions et les programmes, et planifie une visite du campus ou un appel avec un conseiller.

Une journée normale

La première semaine d’inscriptions dans une école privée

Par exemple, c’est la première semaine d’inscriptions et l’école envoie à tous les parents un SMS avec les dates par niveau. Le lendemain, entre 7 h et 9 h, plus de cent appels arrivent. Le menu oriente ceux qui ont des questions de paiement vers la comptabilité et ceux qui demandent des documents vers le secrétariat. Les questions les plus fréquentes, comme la liste des fournitures ou les horaires d’accueil, sont traitées par l’agent IA. À midi, la directrice consulte le tableau de bord et constate que l’attente moyenne a été courte.

Ce que vous utiliseriez

Les outils qui vous servent

PBX et centre d’appelsRépartit les appels par service, attribue des extensions aux enseignants et à la direction, et affiche les rapports d’appels perdus en haute saison.SMS et audiosEnvoyez des avis en masse aux parents et aux élèves, avec accusé de réception par touche et dans le respect de la Ley 2300 de 2023.WhatsApp et chatPermet aux admissions de répondre à des centaines de candidats sur WhatsApp et Instagram depuis une seule boîte de réception.Intelligence artificielleRépond 24h/24 aux questions fréquentes sur les inscriptions et transfère à un conseiller quand le candidat le demande.CRM et ERP QTbrainQTbrain conserve l’historique de chaque candidat et de ses appels pour que le service des admissions assure le suivi jusqu’à l’inscription.

Qui décide

Ce que gagne chaque membre de l’équipe

Recteur ou directeur administratif

Sécurise les inscriptions en haute saison et donne aux parents une image organisée dès le premier appel.

Responsable des admissions ou du marketing

Ne perd plus de candidats à cause d’appels sans réponse et suit chaque prospect jusqu’à son inscription.

Coordinateur informatique

Gérez les extensions des enseignants et des sites dans le cloud et augmentez la capacité uniquement quand la saison l’exige.

Nous répondons à vos questions

Questions fréquentes : écoles et universités

Puis-je augmenter la capacité uniquement pendant les inscriptions ?

Oui. Le nombre d’appels simultanés peut être ajusté selon la période, pour avoir plus de capacité pendant les inscriptions sans payer le même montant toute l’année.

Les enseignants peuvent-ils avoir une extension même en télétravail ?

Oui. Chaque enseignant ou coordinateur peut avoir son extension dans une application sur mobile ou ordinateur, et les parents appellent le numéro de l’école sans connaître le mobile personnel du professeur.

Comment envoyer un avis à tous les parents en même temps ?

Avec les SMS en masse ou les appels avec message enregistré, vous chargez la liste des parents et envoyez le message en quelques minutes. Le rapport indique qui l’a reçu et qui a confirmé d’une touche.

Est-ce adapté à une université avec plusieurs facultés et campus ?

Oui. Vous pouvez avoir un numéro principal avec un menu par faculté ou campus, et des numéros dédiés pour des services comme les admissions ou les masters, le tout sur la même plateforme.

Qu’en est-il des données des élèves mineurs ?

Les données sont gérées dans le respect de la Ley 1581 de 2012, qui protège tout particulièrement les enfants et les adolescents. L’établissement définit qui accède aux enregistrements et aux listes de contacts.

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