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Numero virtuale per hotel e ostelli: nessuna prenotazione resta a squillare

Un unico numero di cellulare per prenotazioni, reception e ospiti, che risponde a più chiamate insieme anche mentre la receptionist fa un check-in.

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Ti spiegoChe nessuna prenotazione del tuo hotel resti a squillare: un numero che risponde a più chiamate insieme.

Spiegato in modo semplice

Perché un numero virtuale per hotel e ostelli?

In un hotel o in un ostello il telefono squilla proprio quando non ci sono mani libere: alle 3 del pomeriggio, quando arrivano gli ospiti per il check-in, o una domenica sera, quando qualcuno confronta i prezzi per il ponte festivo. Se la linea è occupata o nessuno risponde, quella persona chiama semplicemente l'hotel successivo della lista. Con un numero virtuale di 19 80 TIC Cloud, più persone possono chiamare contemporaneamente e tutte trovano la linea disponibile, senza segnale di occupato.

Un numero virtuale è un normale numero di cellulare, +57 3xx, o un fisso della tua città, che non dipende da un apparecchio né da una SIM dimenticata in un cassetto della reception. Le chiamate possono arrivare al computer della reception, al cellulare del gestore o a quello di chi è di turno di notte. Se hai già un numero che appare su Booking, su Google o sui tuoi biglietti da visita, lo porti con la portabilità e non devi cambiare nulla di ciò che è già pubblicato.

Inoltre, l'hotel può avere un messaggio di benvenuto che dica «premi 1 per le prenotazioni, 2 per la reception», messaggi WhatsApp con la conferma della prenotazione e un numero degli Stati Uniti o della Spagna perché i viaggiatori stranieri ti chiamino al costo di una chiamata locale. Lavoriamo con la telefonia aziendale dal 2010 e oggi oltre 3.000 aziende usano le nostre linee. L'idea è che il tuo hotel risponda come uno grande, anche se lo gestiscono tre persone.

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Casi d'uso

Cosa risolvi per hotel e ostelli

Prenotazioni senza linea occupata

Più persone possono chiamare per prenotare contemporaneamente e nessuno sente il segnale di occupato, nemmeno in vacanza o nei ponti festivi.

Reception 24 ore a turni

Di notte le chiamate passano al cellulare del receptionist di turno o del portiere, senza che l'ospite noti il cambio.

Ospiti che chiamano da un altro paese

Con un numero degli Stati Uniti o della Spagna, un turista chiama per prenotare dal suo paese come se fosse una chiamata locale.

Conferme via WhatsApp

La prenotazione, l'orario del check-in, la posizione e le indicazioni per arrivare si inviano via WhatsApp dal numero dell'hotel.

Assistenza notturna con IA

Un agente di intelligenza artificiale risponde nelle ore piccole, comunica le tariffe e raccoglie i dati della prenotazione perché il team la confermi al mattino.

Un giorno normale

Un venerdì prima di un ponte festivo

Immagina un hotel boutique di 20 camere a Villa de Leyva. È venerdì alle 4 del pomeriggio, vigilia di un ponte: la receptionist sta registrando una famiglia e in quel momento entrano tre chiamate al numero dell'hotel. Prima, due di quelle persone avrebbero sentito occupato. Ora il messaggio di benvenuto dice «premi 1 per le prenotazioni»; una chiamata la prende l'amministratore dal suo cellulare, un'altra l'assistente dal computer e la terza persona lascia i suoi dati e riceve su WhatsApp tariffe e foto delle camere. Nessuno è andato a cercare un altro hotel.

Cosa useresti

Gli strumenti che ti servono

Numero di cellulare virtualeUn numero di cellulare che riceve molte chiamate contemporaneamente, perché la linea delle prenotazioni non risulti mai occupata.PBX e call centerMenu di benvenuto con opzioni per prenotazioni, reception e ristorante, più registrazione per chiarire dubbi sulle tariffe.WhatsApp e chatConfermare prenotazioni, inviare la posizione e rispondere agli ospiti da un'unica casella condivisa.InternazionaleNumeri di altri paesi perché i turisti stranieri ti chiamino al costo di una chiamata locale.Intelligenza artificialeUn agente vocale che risponde nelle ore piccole e raccoglie i dati di chi vuole prenotare.

Chi decide

Cosa guadagna ogni persona del team

Titolare o direttore dell'hotel

Smette di perdere prenotazioni per chiamate senza risposta, soprattutto in alta stagione.

Responsabile della reception

Distribuisce le chiamate tra il team e i turni di notte senza passarsi il cellulare di mano in mano.

Responsabile prenotazioni e vendite

Ascolta le registrazioni e vede nei report quante chiamate entrano, a che ora e quante si concludono con una prenotazione.

Risolviamo i tuoi dubbi

Domande frequenti: hotel e ostelli

Posso mantenere il numero che appare già su Booking e su Google Maps?

Sì. Con la portabilità porti il tuo numero attuale in 19 80 TIC Cloud e resta lo stesso per i tuoi ospiti. Non devi aggiornare i tuoi profili né ristampare biglietti da visita.

Quante chiamate può ricevere l'hotel contemporaneamente?

Dipende da ciò che contratti: da 2 chiamate simultanee fino a centinaia sullo stesso numero. Un piccolo ostello può iniziare con poche e aumentare quando arriva l'alta stagione.

Cosa succede alle chiamate che arrivano nelle ore piccole?

Puoi inviarle al cellulare del receptionist di turno, a una casella vocale o a un agente di intelligenza artificiale che risponde, dà informazioni di base e raccoglie i dati. Al mattino il team controlla e conferma.

Serve per ricevere chiamate di turisti da altri paesi?

Sì. Puoi avere un numero locale di Stati Uniti, Spagna, Argentina o di oltre 90 paesi che squilla nella tua reception in Colombia. Il turista paga una chiamata locale e tu rispondi come sempre.

Devo acquistare telefoni o cambiare il cablaggio dell'hotel?

Non è obbligatorio. Si può rispondere alle chiamate sui cellulari, sul computer della reception con delle cuffie o su telefoni IP se li hai già. Ti aiutiamo a configurare ciò che si adatta meglio al tuo hotel.

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