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Numéro virtuel pour hôtels et auberges : qu’aucune réservation ne sonne dans le vide

Un seul numéro mobile pour les réservations, la réception et les clients, qui répond à plusieurs appels à la fois même quand la réceptionniste fait un check-in.

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Je vous expliqueQu’aucune réservation de votre hôtel ne reste à sonner : un numéro qui répond à plusieurs appels à la fois.

Expliqué simplement

Pourquoi un numéro virtuel pour les hôtels et les auberges ?

Dans un hôtel ou une auberge, le téléphone sonne justement quand personne n’a les mains libres : à 15 h, quand les clients arrivent pour le check-in, ou un dimanche soir, quand quelqu’un compare les prix pour le pont. Si la ligne est occupée ou que personne ne répond, cette personne appelle simplement l’hôtel suivant de la liste. Avec un numéro virtuel de 19 80 TIC Cloud, plusieurs personnes peuvent appeler en même temps et toutes trouvent la ligne disponible, sans tonalité occupée.

Un numéro virtuel est un numéro mobile classique, +57 3xx, ou un fixe de votre ville, qui ne dépend ni d’un appareil ni d’une carte SIM rangée dans un tiroir de la réception. Les appels peuvent arriver sur l’ordinateur de la réception, sur le mobile du gérant ou sur celui de la personne de garde la nuit. Si vous avez déjà un numéro qui figure sur Booking, sur Google ou sur vos cartes, vous le conservez grâce à la portabilité et n’avez rien à changer à ce qui est déjà publié.

L’hôtel peut aussi disposer d’un message d’accueil qui dit « tapez 1 pour les réservations, 2 pour la réception », de messages WhatsApp avec la confirmation de réservation et d’un numéro des États-Unis ou d’Espagne pour que les voyageurs étrangers vous appellent au prix d’un appel local. Nous travaillons dans la téléphonie d’entreprise depuis 2010 et plus de 3 000 sociétés utilisent aujourd’hui nos lignes. L’idée : que votre hôtel réponde comme un grand, même s’il est géré par trois personnes.

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Cas d’usage

Ce que vous résolvez : hôtels et auberges

Réservations sans ligne occupée

Plusieurs personnes peuvent appeler pour réserver en même temps et personne n’entend de tonalité occupée, même pendant les vacances ou les ponts.

Réception 24h/24 par roulement

La nuit, les appels passent sur le mobile du réceptionniste de garde ou du portier, sans que le client remarque le changement.

Clients qui appellent depuis l’étranger

Avec un numéro des États-Unis ou d’Espagne, un touriste appelle pour réserver depuis son pays comme s’il s’agissait d’un appel local.

Confirmations sur WhatsApp

La réservation, l’heure de check-in, la localisation et l’itinéraire sont envoyés par WhatsApp depuis le numéro de l’hôtel.

Accueil de nuit avec l’IA

Un agent d’intelligence artificielle répond au petit matin, communique les tarifs et prend les informations de réservation pour que l’équipe la confirme dans la matinée.

Une journée normale

Un vendredi avant un pont férié

Imaginez un hôtel de charme de 20 chambres à Villa de Leyva. Vendredi, 16 h, veille de pont : la réceptionniste enregistre une famille et, à ce moment-là, trois appels arrivent sur le numéro de l’hôtel. Avant, deux de ces personnes auraient entendu la tonalité occupée. Désormais, le message d’accueil leur dit « tapez 1 pour les réservations » ; un appel est pris par le gérant depuis son mobile, un autre par l’assistante depuis l’ordinateur, et la troisième personne laisse ses coordonnées et reçoit sur WhatsApp les tarifs et photos des chambres. Personne n’est parti chercher un autre hôtel.

Ce que vous utiliseriez

Les outils qui vous servent

Numéro mobile virtuelUn numéro mobile qui reçoit de nombreux appels à la fois, pour que la ligne de réservation ne soit jamais occupée.PBX et centre d’appelsMenu d’accueil avec options pour les réservations, la réception et le restaurant, plus enregistrement pour clarifier les questions de tarifs.WhatsApp et chatConfirmer les réservations, envoyer la localisation et répondre aux clients depuis une seule boîte de réception partagée.InternationalNuméros d’autres pays pour que les touristes étrangers vous appellent au prix d’un appel local.Intelligence artificielleUn agent vocal qui répond au petit matin et prend les coordonnées de ceux qui veulent réserver.

Qui décide

Ce que gagne chaque membre de l’équipe

Propriétaire ou directeur de l’hôtel

Ne perd plus de réservations à cause d’appels sans réponse, surtout en haute saison.

Chef de réception

Répartit les appels entre l’équipe et les équipes de nuit sans se passer le mobile de main en main.

Responsable des réservations et des ventes

Écoute les enregistrements et voit dans les rapports combien d’appels entrent, à quelle heure et combien aboutissent à une réservation.

Nous répondons à vos questions

Questions fréquentes : hôtels et auberges

Puis-je conserver le numéro qui figure déjà sur Booking et Google Maps ?

Oui. Grâce à la portabilité, vous transférez votre numéro actuel chez 19 80 TIC Cloud et il reste le même pour vos clients. Inutile de mettre à jour vos profils ou de réimprimer vos cartes.

Combien d’appels l’hôtel peut-il recevoir en même temps ?

Cela dépend de votre offre : de 2 appels simultanés à plusieurs centaines sur le même numéro. Une petite auberge peut commencer avec peu et augmenter à l’arrivée de la haute saison.

Que deviennent les appels qui arrivent au petit matin ?

Vous pouvez les envoyer sur le mobile du réceptionniste de garde, vers une messagerie vocale ou vers un agent d’intelligence artificielle qui répond, donne les informations de base et prend les coordonnées. Le matin, l’équipe vérifie et confirme.

Est-ce utile pour recevoir les appels de touristes étrangers ?

Oui. Vous pouvez avoir un numéro local des États-Unis, d’Espagne, d’Argentine ou de plus de 90 pays qui sonne à votre réception en Colombie. Le touriste paie un appel local et vous répondez comme d’habitude.

Dois-je acheter des téléphones ou refaire le câblage de l’hôtel ?

Ce n’est pas obligatoire. Les appels peuvent être pris sur des mobiles, sur l’ordinateur de la réception avec un casque ou sur des téléphones IP si vous en avez déjà. Nous vous aidons à configurer ce qui convient le mieux à votre hôtel.

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