市民相談窓口
部署別メニュー付きの単一番号で、5回も転送されることなく適切な課につながります。
御社の業種向け公的機関・公共サービス
公的機関・市役所・公共サービス向けバーチャル番号
市民は予約、損傷の報告、手続きの問い合わせのために電話します。応答し、案内し、すべての対応を記録する回線を用意しましょう。
ご説明します緊急時にも応答し、案内し、測定する市民相談窓口。
分かりやすく解説
公的機関・公益事業に仮想番号が必要な理由
市役所、行政機関、上下水道・電力会社では、電話が市民の唯一の窓口であることも少なくありません。補助金に必要な書類を知りたい男性、倒れた電柱や破裂した水道管を報告する近所の女性、商工業税の支払いについて尋ねる商店主。回線が話し中だったり誰も出なかったりすると、窓口まで足を運ぶしかなく、苦情は別のルートで届くことになります。
19 80 TIC Cloudなら、機関は多くの電話を同時に受けられる+57 3xxの携帯番号と固定番号を持てます。メニューで、手続き、損傷の報告、請願・苦情・申し立て、職員との通話など、市民一人ひとりを案内できます。通話は録音でき、レポートでは何人が何時に電話し、何件が応答されなかったかを確認できます。説明責任や各部署の人員計画に役立つ情報です。
雨季、サービスの停止、予防接種キャンペーンの時期には、電話が数分で急増します。そんなとき役立つのが、時間帯や影響地域、必要書類など誰もが尋ねることにいつでも答えるAIエージェントと、地域住民に知らせる一斉SMSや音声メッセージです。市民のデータはLey 1581 de 2012に従って取り扱う必要があるため、通話の冒頭で録音していることを伝えるのが望ましいでしょう。
市民相談窓口市役所向けPBX公益事業会社向けコールセンター障害報告用番号市役所向け一斉SMS
活用例
公的機関・公共サービスで解決できること
公共サービスの障害報告
水漏れ、停電、下水の詰まりを電話やWhatsAppで報告でき、時刻と録音付きで記録されます。
計画停止のお知らせ
一斉SMSや音声メッセージで、影響を受ける地区に断水や停電の日時をお知らせします。
手続きの予約
AIエージェントがSisbénや窓口対応などの手続きの順番を割り当て、庁舎での行列を減らします。
営業時間外の対応
夜間や週末はAIが市民を案内し、翌営業日に職員が対応できるよう案件を記録します。
普段の一日
ある町での豪雨
たとえば、クンディナマルカの自治体で激しい豪雨の午後、何十人もの人が断水や小川の増水を報告するために、同時に公共サービス会社に電話します。回線は話し中になりません。メニューで緊急事態は当番の担当者に直接つなぎ、損傷の報告はAIエージェントが住所と地区とともに受け付けます。1時間後、一斉メッセージで影響を受けた地域に復旧見込み時間をお知らせします。
意思決定者
チームの一人ひとりが得られるもの
市長、マネージャーまたは秘書
きちんと応答し、地域への説明責任を果たせる数字を持った市民対応を示せます。
市民対応責任者
部署別・時間帯別の着信件数がわかり、需要に応じて職員を配置できます。
技術・システム責任者
保守する機器のないクラウドPBXで、録音とレポートをいつでも確認できます。
ご質問にお答えします
よくある質問：公的機関・公共サービス
すべての部署で1つの番号を使えますか？
はい。音声メニュー付きの番号で、各課や部署に通話を振り分けます。手続き、公共サービス、緊急用に別々の番号を持つこともでき、すべて同じPBXで管理します。
緊急時に数百人が電話してきたらどうなりますか？
番号はご契約の容量に応じて多くの電話を同時に受け、待っている人は対応を待つ間に役立つ情報を聞けます。AIエージェントが繰り返される質問に答え、職員の負担を減らします。
請願や苦情に対応するために通話は記録されますか？
はい。各通話を日時付きで録音でき、レポートで対応件数がわかります。電話で寄せられる請願・苦情・申し立てのフォローに役立ちます。
市民のデータはどのように保護されますか？
Ley 1581 de 2012に従って取り扱う必要があります：通話が録音されることを通知し、データは対応のためだけに使用します。組織内で録音を聞ける人を決めておくことをおすすめします。
断水や停電の通知に使えますか？
はい。一斉SMSや音声通話で、影響を受ける地区に断水・停電の日時と期間を通知し、疑問がある市民はボタンを押して職員と話せます。
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