Recepción virtual por área
El cliente elige el área, por ejemplo laboral, familia, tributaria o revisoría fiscal, y la llamada llega al profesional encargado.
Para su sectorAbogados y servicios profesionales
Número virtual para abogados, contadores y consultores: su firma siempre contesta
Un número profesional con recepción virtual que filtra las llamadas, las pasa al socio o al asistente correcto y lo deja concentrarse en audiencias, cierres contables y reuniones.
Le explicoSu firma suena como una gran oficina, aunque trabaje desde cualquier lugar.
Explicado fácil
¿Por qué un número virtual para abogados y servicios profesionales?
Un abogado pasa horas en audiencias, un contador vive cierres de mes y temporadas de declaración de renta, y un consultor se mueve de reunión en reunión. Mientras tanto, los clientes llaman a su celular personal a cualquier hora, y el posible cliente nuevo que llama una sola vez no deja mensaje si nadie contesta. Para una firma pequeña es difícil sonar organizada cuando el teléfono es el mismo celular de uso personal.
Con un número virtual de 19 80 TIC Cloud su firma tiene una línea fija de su ciudad o un celular +57 3xx con recepción automática: 'Para el área laboral marque uno, para tributaria marque dos'. Cada socio y cada asistente tiene su extensión en el celular o en el computador, y el cliente ve el número de la firma. Puede definir horarios, desviar llamadas cuando está en audiencia y recibir los mensajes de voz por correo.
En temporada de impuestos o de vencimientos, las llamadas se multiplican. El número recibe varias a la vez y las ordena en fila, y un agente de inteligencia artificial puede contestar preguntas frecuentes, como qué documentos llevar para la declaración, y agendar una cita. Las llamadas pueden grabarse, avisando al cliente, para tener registro de lo que se acordó, algo útil cuando se discuten honorarios o instrucciones de un caso.
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Casos de uso
Lo que resuelve en abogados y servicios profesionales
Desvío durante audiencias
Mientras el abogado está en una audiencia, sus llamadas pasan al asistente o a un agente de IA que toma el mensaje y el motivo de la consulta.
Temporada de declaración de renta
Cuando todos llaman en las semanas de vencimiento, las llamadas quedan en fila y la IA agenda citas y envía la lista de documentos por WhatsApp.
Grabación de acuerdos
Las conversaciones sobre honorarios, instrucciones o entregables quedan grabadas, con aviso previo al cliente, para consultar si surge una duda.
Clientes en el exterior
Un número local en Estados Unidos o España permite que colombianos en el exterior consulten por sucesiones o trámites sin pagar larga distancia.
Un día normal
Un día de vencimientos en una firma contable y jurídica
Imagine que es la semana de vencimiento de la declaración de renta. La socia contadora está revisando estados financieros y el abogado de la firma está en una audiencia virtual. Entre las 9:00 y las 11:00 a. m. llaman veinte personas. El menú separa a quienes preguntan por impuestos de quienes tienen un proceso laboral. El agente de IA agenda doce citas y envía por WhatsApp la lista de documentos. Un posible cliente que pregunta por una demanda deja su caso resumido y el abogado le devuelve la llamada al salir de la audiencia.
Lo que usaría
Las herramientas que le sirven
PBX y call centerFunciona como recepción virtual con menú por área, extensiones para socios y asistentes, grabación y mensajes de voz al correo.Número celular virtualDa un número profesional que contesta desde su celular sin revelar su número personal.Inteligencia artificialAtiende cuando está en audiencia o en reunión, toma el motivo de la consulta y agenda citas.InternacionalEntrega números de Estados Unidos, España y otros países para clientes colombianos que viven en el exterior.CRM y ERP QTbrainQTbrain guarda el historial de llamadas de cada cliente y cada caso para que nada dependa de la memoria de una persona.
Quién decide
Lo que gana cada persona del equipo
Socio o dueño de la firma
Proyecta la imagen de una firma organizada y no pierde clientes nuevos por llamadas sin contestar.
Profesional independiente
Separa su celular personal del trabajo y deja de recibir llamadas de clientes en su tiempo libre.
Asistente o coordinador administrativo
Recibe las llamadas ya clasificadas por área y tiene grabaciones para confirmar lo que se acordó con cada cliente.
Resolvemos sus dudas
Preguntas frecuentes: abogados y servicios profesionales
Trabajo solo, ¿no es demasiado para mí?
No. Un abogado o contador independiente puede empezar con un número y una extensión en su celular. Lo que gana es separar lo personal de lo profesional y que nunca se pierda la llamada de un cliente nuevo.
¿Puedo tener un fijo de Bogotá aunque viva en otra ciudad?
Sí. Puede tener un número fijo de la ciudad que prefiera o un celular +57 3xx, y contestarlo desde cualquier lugar con internet o desde su celular.
¿Es legal grabar las llamadas con mis clientes?
Se recomienda avisar al inicio de la llamada que será grabada y tratar las grabaciones como datos personales, según la Ley 1581 de 2012. Usted decide quién en la firma puede escucharlas.
¿La IA da asesoría jurídica o tributaria?
No. El agente de IA solo agenda citas, toma el motivo de la consulta y responde datos generales que usted defina, como horarios o documentos que pide. La asesoría siempre la da el profesional.
¿Qué pasa con las llamadas cuando estoy de vacaciones?
Puede desviar su extensión a otro socio o al asistente, o dejar que el agente de IA tome los mensajes y se los envíe resumidos.
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