Línea de citas sin ocupado
Cuando se abre la agenda del mes, decenas de pacientes llaman al tiempo y todos entran en una cola ordenada en vez de escuchar el tono de ocupado.
Para su sectorClínicas y hospitales
Número virtual para clínicas y hospitales: que el paciente siempre encuentre la línea libre
Un solo número celular o fijo para citas, autorizaciones, resultados y orientación, que recibe muchas llamadas al mismo tiempo y las reparte entre las áreas correctas de su institución.
Le explicoQue ningún paciente se quede colgado esperando para pedir su cita.
Explicado fácil
¿Por qué un número virtual para clínicas y hospitales?
En una clínica el teléfono empieza a sonar antes de que abran las puertas. A las seis y media de la mañana ya hay pacientes intentando sacar una cita con medicina interna, familiares preguntando por un hospitalizado y personas que quieren saber si llegaron sus exámenes. Si la línea suena ocupada, muchos se cansan, se van a otra institución o llegan en persona a hacer fila, y eso congestiona la recepción y la sala de espera.
Con un número virtual de 19 80 TIC Cloud, su clínica u hospital tiene una línea celular +57 3xx o un fijo de su ciudad que recibe varias llamadas a la vez, desde dos hasta cientos, sin que nadie escuche el tono de ocupado. Un menú de voz sencillo le pregunta al paciente qué necesita, por ejemplo citas, resultados, facturación o información de hospitalización, y la llamada pasa directo a quien sabe responder. Si ya tiene un número conocido por sus pacientes, lo trae con portabilidad y no cambia nada en sus carnés ni avisos.
En salud también importa la confianza. Las conversaciones pueden grabarse para revisar la calidad del servicio, avisando al paciente al inicio de la llamada, y los datos personales se manejan pensando en la Ley 1581 de 2012 de protección de datos. Los coordinadores ven en un tablero cuántas llamadas entraron, cuántas se perdieron y a qué horas hace falta reforzar el equipo, para tomar decisiones con números reales y no con suposiciones.
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Casos de uso
Lo que resuelve en clínicas y hospitales
Menú por especialidad
El paciente marca una opción para pediatría, ginecología o laboratorio y llega directo al área, sin pasar por tres transferencias.
Consulta de resultados
Un agente de IA confirma la identidad con datos básicos e informa si los resultados ya están listos para recoger o descargar, sin leer diagnósticos por teléfono.
Recordatorio de citas
Un SMS o una llamada con audio recuerda la cita del día siguiente y permite confirmar o cancelar con una tecla, para liberar cupos que otro paciente necesita.
Información a familiares
Una extensión exclusiva para hospitalización y horarios de visita evita que los familiares saturen la línea de citas.
Un día normal
Un lunes a las 7:00 a. m. en una clínica de mediana complejidad
Imagine que es lunes y a las siete de la mañana se abre la agenda de especialistas. En diez minutos entran cuarenta llamadas al mismo número. El menú de voz separa a quienes buscan cita, a quienes preguntan por resultados y a los familiares de pacientes hospitalizados. Las citas se reparten entre seis asesoras y, mientras esperan, los pacientes escuchan su turno en la fila. Las consultas de resultados las resuelve un agente de IA que verifica la identidad y avisa si ya están disponibles. Al final de la mañana, la coordinadora revisa el reporte y ve que nadie colgó por encontrar la línea ocupada.
Lo que usaría
Las herramientas que le sirven
PBX y call centerOrganiza la línea con menú por especialidad, colas de espera, grabación con aviso y reportes de llamadas perdidas por franja horaria.Número celular virtualDa un número celular o fijo que recibe muchas llamadas a la vez y que puede portar si ya es conocido por sus pacientes.Inteligencia artificialAtiende de noche y en horas pico para agendar, reprogramar o cancelar citas y pasar a una persona cuando el caso lo requiere.SMS y audiosRecuerda citas y preparaciones de exámenes con confirmación por tecla, lo que reduce las inasistencias.WhatsApp y chatPermite enviar órdenes, autorizaciones y ubicación de sedes por WhatsApp desde una bandeja compartida por todo el equipo.
Quién decide
Lo que gana cada persona del equipo
Gerente o director administrativo
Deja de perder pacientes que se cansan de llamar y tiene cifras claras para decidir cuánto personal poner en el call center.
Coordinador de atención al usuario
Ve en tiempo real la cola de llamadas, escucha grabaciones para capacitar y reduce las quejas por demora en la línea.
Líder de sistemas
Administra extensiones y sedes desde la nube, sin mantener una central telefónica física en el cuarto de equipos.
Resolvemos sus dudas
Preguntas frecuentes: clínicas y hospitales
¿Puedo conservar el número que mis pacientes ya conocen?
Sí. Con la portabilidad numérica trae su número actual y empieza a recibir llamadas en la nueva plataforma. Sus pacientes siguen marcando igual y no tiene que cambiar carnés, letreros ni la página web.
¿Cuántas llamadas puede recibir al mismo tiempo la línea de citas?
Depende de la capacidad que contrate, desde dos llamadas simultáneas hasta cientos en un solo número. Un cliente real de 19 80 TIC Cloud atiende hasta 400 llamadas a la vez, así que se puede dimensionar para los días de apertura de agenda.
¿Cómo se protegen los datos de los pacientes?
Las llamadas y grabaciones se manejan pensando en la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales. Se recomienda avisar al inicio de la llamada que puede ser grabada y definir quién en su institución puede escuchar esas grabaciones.
¿La IA puede dar diagnósticos o leer resultados por teléfono?
No es lo recomendable. El agente de IA sirve para agendar, recordar, confirmar si un resultado está listo e indicar cómo recogerlo; cualquier tema clínico se pasa a una persona del equipo de salud.
¿Sirve para varias sedes?
Sí. Un mismo número puede repartir llamadas entre sedes y cada sede puede tener sus propias extensiones, horarios y menús, administrados desde un solo panel en la nube.
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