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Numéro virtuel pour cliniques et hôpitaux : que le patient trouve toujours la ligne libre

Un seul numéro mobile ou fixe pour les rendez-vous, autorisations, résultats et renseignements, qui reçoit de nombreux appels en même temps et les répartit entre les bons services de votre établissement.

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Je vous expliqueQu’aucun patient ne reste en attente pour prendre rendez-vous.

Expliqué simplement

Pourquoi un numéro virtuel pour les cliniques et les hôpitaux ?

Dans une clinique, le téléphone commence à sonner avant l’ouverture des portes. À 6 h 30, des patients essaient déjà d’obtenir un rendez-vous en médecine interne, des proches demandent des nouvelles d’un hospitalisé et d’autres veulent savoir si leurs examens sont arrivés. Si la ligne sonne occupée, beaucoup se lassent, vont dans un autre établissement ou viennent faire la queue sur place, ce qui engorge l’accueil et la salle d’attente.

Avec un numéro virtuel de 19 80 TIC Cloud, votre clinique ou hôpital dispose d’une ligne mobile +57 3xx ou d’un fixe de votre ville qui reçoit plusieurs appels simultanés, de deux à plusieurs centaines, sans que personne n’entende la tonalité occupée. Un menu vocal simple demande au patient ce dont il a besoin, par exemple rendez-vous, résultats, facturation ou informations d’hospitalisation, et l’appel passe directement à la personne qui sait répondre. Si vos patients connaissent déjà votre numéro, vous le conservez grâce à la portabilité sans rien changer sur vos cartes ni vos affiches.

En santé, la confiance compte aussi. Les conversations peuvent être enregistrées pour contrôler la qualité du service, en prévenant le patient au début de l’appel, et les données personnelles sont traitées dans le respect de la Ley 1581 de 2012 sur la protection des données. Les coordinateurs voient sur un tableau de bord combien d’appels sont entrés, combien ont été perdus et à quelles heures il faut renforcer l’équipe, pour décider avec des chiffres réels et non des suppositions.

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Cas d’usage

Ce que vous résolvez : cliniques et hôpitaux

Ligne de rendez-vous jamais occupée

À l’ouverture de l’agenda du mois, des dizaines de patients appellent en même temps et tous entrent dans une file d’attente ordonnée au lieu d’entendre la tonalité occupée.

Menu par spécialité

Le patient choisit une option pour la pédiatrie, la gynécologie ou le laboratoire et arrive directement au service, sans trois transferts.

Consultation des résultats

Un agent IA confirme l’identité avec des données de base et indique si les résultats sont prêts à être retirés ou téléchargés, sans lire de diagnostic au téléphone.

Rappels de rendez-vous

Un SMS ou un appel vocal rappelle le rendez-vous du lendemain et permet de confirmer ou d’annuler d’une touche, pour libérer des créneaux dont un autre patient a besoin.

Information aux familles

Une extension dédiée à l’hospitalisation et aux horaires de visite évite que les familles saturent la ligne des rendez-vous.

Une journée normale

Un lundi à 7 h dans une clinique de complexité moyenne

Imaginez un lundi : à 7 h, l’agenda des spécialistes s’ouvre. En dix minutes, quarante appels arrivent sur le même numéro. Le menu vocal distingue ceux qui veulent un rendez-vous, ceux qui demandent leurs résultats et les proches de patients hospitalisés. Les rendez-vous sont répartis entre six conseillères et, en attendant, les patients entendent leur position dans la file. Les demandes de résultats sont traitées par un agent IA qui vérifie l’identité et indique s’ils sont disponibles. En fin de matinée, la coordinatrice consulte le rapport et constate que personne n’a raccroché faute de ligne libre.

Ce que vous utiliseriez

Les outils qui vous servent

PBX et centre d’appelsOrganisez la ligne avec un menu par spécialité, des files d’attente, l’enregistrement avec information préalable et des rapports d’appels perdus par tranche horaire.Numéro mobile virtuelFournit un numéro mobile ou fixe qui reçoit de nombreux appels simultanés et que vous pouvez porter si vos patients le connaissent déjà.Intelligence artificielleRépond la nuit et aux heures de pointe pour planifier, reprogrammer ou annuler des rendez-vous, et passe la main à une personne quand le cas l’exige.SMS et audiosRappelle les rendez-vous et la préparation des examens avec confirmation par touche, ce qui réduit les absences.WhatsApp et chatPermet d’envoyer prescriptions, autorisations et localisation des sites par WhatsApp depuis une boîte de réception partagée par toute l’équipe.

Qui décide

Ce que gagne chaque membre de l’équipe

Directeur administratif

Ne perd plus les patients qui se lassent d’appeler et dispose de chiffres clairs pour dimensionner le personnel du centre d’appels.

Coordinateur du service aux usagers

Voit en temps réel la file d’appels, écoute les enregistrements pour former l’équipe et réduit les plaintes liées à l’attente.

Responsable informatique

Gérez extensions et sites depuis le cloud, sans entretenir de standard téléphonique physique dans la salle technique.

Nous répondons à vos questions

Questions fréquentes : cliniques et hôpitaux

Puis-je conserver le numéro que mes patients connaissent déjà ?

Oui. Grâce à la portabilité, vous transférez votre numéro actuel et commencez à recevoir les appels sur la nouvelle plateforme. Vos patients composent le même numéro et vous n’avez à changer ni cartes, ni panneaux, ni site web.

Combien d’appels la ligne de rendez-vous peut-elle recevoir en même temps ?

Cela dépend de la capacité souscrite, de deux appels simultanés à plusieurs centaines sur un seul numéro. Un client réel de 19 80 TIC Cloud gère jusqu’à 400 appels simultanés : la capacité peut donc être dimensionnée pour les jours d’ouverture de l’agenda.

Comment les données des patients sont-elles protégées ?

Les appels et enregistrements sont gérés dans le respect de la Ley 1581 de 2012 sur la protection des données personnelles. Il est recommandé d’annoncer au début de l’appel qu’il peut être enregistré et de définir qui, dans votre établissement, peut écouter ces enregistrements.

L’IA peut-elle poser des diagnostics ou lire des résultats par téléphone ?

Ce n’est pas recommandé. L’agent IA sert à planifier, rappeler, confirmer si un résultat est prêt et indiquer comment le récupérer ; toute question clinique est transmise à un membre de l’équipe soignante.

Est-ce adapté à plusieurs sites ?

Oui. Un même numéro peut répartir les appels entre sites, et chaque site peut avoir ses propres extensions, horaires et menus, gérés depuis un seul tableau de bord dans le cloud.

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