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Numéro virtuel pour avocats, comptables et consultants : votre cabinet répond toujours

Un numéro professionnel avec accueil virtuel qui filtre les appels, les transfère à l’associé ou à l’assistant concerné et vous laisse vous concentrer sur les audiences, les clôtures comptables et les réunions.

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Je vous expliqueVotre cabinet sonne comme un grand bureau, même si vous travaillez de n’importe où.

Expliqué simplement

Pourquoi un numéro virtuel pour les avocats et les professions libérales ?

Un avocat passe des heures en audience, un expert-comptable vit au rythme des clôtures mensuelles et des déclarations de revenus, et un consultant enchaîne les réunions. Pendant ce temps, les clients appellent sur leur mobile personnel à toute heure, et le nouveau client potentiel qui n’appelle qu’une fois ne laisse pas de message si personne ne répond. Pour un petit cabinet, il est difficile de paraître organisé quand le téléphone professionnel est le mobile personnel.

Avec un numéro virtuel de 19 80 TIC Cloud, votre cabinet dispose d’une ligne fixe de votre ville ou d’un mobile +57 3xx avec accueil automatique : « Pour le droit du travail, tapez 1 ; pour la fiscalité, tapez 2 ». Chaque associé et chaque assistant a son extension sur mobile ou ordinateur, et le client voit le numéro du cabinet. Vous pouvez définir des horaires, renvoyer les appels quand vous êtes en audience et recevoir les messages vocaux par e-mail.

En période fiscale ou d’échéances, les appels se multiplient. Le numéro en reçoit plusieurs à la fois et les met en file d’attente, et un agent d’intelligence artificielle peut répondre aux questions fréquentes, comme les documents à apporter pour la déclaration, et fixer un rendez-vous. Les appels peuvent être enregistrés, en prévenant le client, pour garder une trace de ce qui a été convenu, utile quand on discute d’honoraires ou d’instructions sur un dossier.

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Cas d’usage

Ce que vous résolvez : avocats et services professionnels

Accueil virtuel par service

Le client choisit le domaine, par exemple droit du travail, de la famille, fiscalité ou commissariat aux comptes, et l’appel arrive au professionnel responsable.

Renvoi pendant les audiences

Pendant que l’avocat est en audience, ses appels passent à l’assistant ou à un agent IA qui prend le message et le motif de la consultation.

Période des déclarations de revenus

Quand tout le monde appelle pendant les semaines d’échéance, les appels sont mis en file d’attente et l’IA fixe les rendez-vous et envoie la liste des documents par WhatsApp.

Enregistrement des accords

Les conversations sur les honoraires, les instructions ou les livrables sont enregistrées, avec information préalable du client, pour s’y référer en cas de doute.

Clients à l’étranger

Un numéro local aux États-Unis ou en Espagne permet aux Colombiens de l’étranger de se renseigner sur des successions ou des démarches sans payer d’appel international.

Une journée normale

Un jour d’échéances dans un cabinet comptable et juridique

Imaginez la semaine d’échéance de la déclaration de revenus. L’associée expert-comptable révise des états financiers et l’avocat du cabinet est en audience virtuelle. Entre 9 h et 11 h, vingt personnes appellent. Le menu distingue ceux qui appellent pour les impôts de ceux qui ont un litige prud’homal. L’agent IA fixe douze rendez-vous et envoie la liste des documents par WhatsApp. Un client potentiel qui se renseigne sur une action en justice laisse un résumé de son cas et l’avocat le rappelle à la sortie de l’audience.

Ce que vous utiliseriez

Les outils qui vous servent

PBX et centre d’appelsFonctionne comme un accueil virtuel avec menu par service, extensions pour associés et assistants, enregistrement et messages vocaux par e-mail.Numéro mobile virtuelFournit un numéro professionnel auquel vous répondez depuis votre mobile sans révéler votre numéro personnel.Intelligence artificielleRépond quand vous êtes en audience ou en réunion, note le motif de la consultation et prend les rendez-vous.InternationalFournit des numéros des États-Unis, d’Espagne et d’autres pays pour les clients colombiens vivant à l’étranger.CRM et ERP QTbrainQTbrain conserve l’historique des appels de chaque client et de chaque dossier pour que rien ne dépende de la mémoire d’une seule personne.

Qui décide

Ce que gagne chaque membre de l’équipe

Associé ou propriétaire du cabinet

Donne l’image d’un cabinet organisé et ne perd pas de nouveaux clients à cause d’appels sans réponse.

Professionnel indépendant

Sépare son mobile personnel du travail et ne reçoit plus d’appels de clients pendant son temps libre.

Assistant ou coordinateur administratif

Reçoit les appels déjà triés par service et dispose d’enregistrements pour confirmer ce qui a été convenu avec chaque client.

Nous répondons à vos questions

Questions fréquentes : avocats et services professionnels

Je travaille seul, n’est-ce pas trop pour moi ?

Non. Un avocat ou un comptable indépendant peut commencer avec un numéro et une extension sur son mobile. Il gagne la séparation entre vie personnelle et professionnelle, et ne perd jamais l’appel d’un nouveau client.

Puis-je avoir un fixe de Bogotá même si je vis dans une autre ville ?

Oui. Vous pouvez avoir un numéro fixe de la ville de votre choix ou un mobile +57 3xx, et y répondre de n’importe où avec internet ou depuis votre mobile.

Est-il légal d’enregistrer les appels avec mes clients ?

Il est recommandé d’annoncer en début d’appel qu’il sera enregistré et de traiter les enregistrements comme des données personnelles, selon la Ley 1581 de 2012. C’est vous qui décidez qui, au sein du cabinet, peut les écouter.

L’IA donne-t-elle des conseils juridiques ou fiscaux ?

Non. L’agent IA se contente de fixer des rendez-vous, de noter le motif de la consultation et de répondre aux informations générales que vous définissez, comme les horaires ou les documents demandés. Le conseil est toujours donné par le professionnel.

Que deviennent les appels quand je suis en vacances ?

Vous pouvez renvoyer votre extension vers un autre associé ou l’assistant, ou laisser l’agent IA prendre les messages et vous les envoyer résumés.

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